Формат повідомлень
Для найбільш ефективної обробки повідомлень, що поступають, інформації та забезпечення результативності розслідувань рекомендується наступний формат і структура повідомлень, незалежно від способу передачі:
- Тип питання — будь ласка, якщо можливо, вкажіть предмет питання.
- Коротка назва — будь ласка, вкажіть коротку назву питання вашого повідомлення для полегшення обробки.
- Автор (за бажанням) — джерело даної інформації, можливо, вказати співробітника «... ...» підрозділи компанії або «співробітник».
- Підрозділ компанії, про який йде мова.
- Викласти суть питання в зрозумілій формі та відомі конкретні, істотні факти.
- Контакти для зворотного зв’язку з відправником (за бажанням).
Приклад повідомлення
У приведеному нижче прикладі повідомлення видно, як можна викласти інформацію, бажано з урахуванням приведених вище рекомендацій з видів параметрів вашої інформації, які необхідні нам для забезпечення ефективності розслідування.
(протоколювання отриманого повідомлення під час обробки повідомлень; приведені розділи повідомлень можуть бути викладені в будь-якому зручному порядку та послідовності)
...Вітаю, вам дзвонять/пишуть з...
(1) якщо є можливість, бажано вказати хоча б місто або підрозділ компанії; можна представитися просто «співробітник ... з ...»; нам необхідно розуміти, звідки отримано повідомлення — від співробітників або від третіх осіб
...хочу звернути вашу увагу, що, за моїми відомостями (такий-то, такі-то; або інакше про кого йдеться) ... (скоює/займаеться/бере участь/...) у ...
(2) суть повідомлення повинна чітко показати конкретні факти, відомі відправникові, а не голі підозри і домисли; також, ми чекаємо допомоги й інформації, перш за все, про вже завершені дії, на підставі яких може бути проведено службове або інше розслідування
...як мені відомо, (такий-то або такі-то; або підрозділи в цілому) не дотримуються//порушують (вимоги, положення про, закон про...; вказати, що саме)...
(3) бажано повідомити, щоб, на вашу думку, було порушено та послужило причиною звернення, щоб було легше зрозуміти суть проблеми та направити розслідування в потрібну сторону; вкажіть інші істотні факти й обставини якщо можливо
...за моїми оцінками (мені здається) і, виходячи з відомих мені даних у цій області, сума питання (вказати суму, якщо відомо) знаходиться в діапазоні (тисяч/міліонів/міліардів гривен_долларів_ін. валюта)...
(4) нам дуже важливо зрозуміти «тяжкість» питання, якщо можливо, у грошовому виразі — якщо питання має грошове вимірювання
... дані факти, на мій погляд, наносять/могут завдати збитку компанії в області (репутації, іміджу в очах клієнтів, піддати ризику ______, втрати ____, фінансових збитків, зниження дисципліни, і т.і. наслідки)...
(5) також, ми будемо вдячливі, якщо Ви вкажете на що, на Вашу думку, впливають порушення та зловживання, окрім грошової оцінки проблеми
... хотів би попросити Вас зв’язатися зі мною (за телефоном ____, відправити мені ел. повідомлення на адресу _________; або якось інакше), якщо вказані мною факти підтвердяться; а також, якщо можна, проінформуйте мене про результати проведеного розслідування або дайте мені знати, чи допомогло моє повідомлення вирішити проблему, або що планується зробити, щоб вирішити ...
(6) виклад про зворотний зв’язок і надання координат залишаються цілком за розсудом відправника; уповноважений представник компанії, за наявності такої можливості та доручення керівництва, постарається з вами зв’язатися та повідомити про інформацію, що цікавить відправника повідомлення, з даного питання.