Порядок обработки поступающей информации

Порядок обработки поступающих сообщений и дальнейшие действия осуществляется по следующей схеме:

1. Лицо, уполномоченное группой внутреннего аудита и Департаментом систем внутреннего контроля на работу с конфиденциальными каналами передачи сообщений (эл. почта, письма), регулярно проверяет поступление новых сообщений.
2. Все поступившие сообщения рассматривает Комиссия по работе с сообщениями о возможных или известных фактах мошенничества, злоупотреблений и других противозаконных действий в ПрАО «ВФ Украина» (далее — Комиссия), определенная приказом Генерального директора, в составе представителей группы внутреннего аудита, Департамента систем внутреннего контроля, отдела безопасности и Дирекции по человеческим ресурсам. В зависимости от типа, степени тяжести, материальности вопроса и вовлеченных лиц, Комиссия может привлекать к рассмотрению поступивших сообщений других сотрудников подразделений компании, включая Директоров по направлению. Заседания Комиссии проводятся ежеквартально.
3. При первоначальном ознакомлении с поступившими материалами Комиссия определяет характер сообщения — соответствует ли оно целям настоящей Политики; если нет — такое сообщение не будет рассмотрено в рамках данной Политики; если соответствует — происходит его дальнейшая обработка.
4. Для проверки информации поступившего сообщения Комиссия проводит служебное расследование. Проведение служебного расследования должно осуществляться с разрешения Генерального Директора. Для этого Комиссия подает на согласование Генеральному Директору надлежащим образом оформленный Запрос на проведение служебного расследования.
5. Во время проведения служебного расследования Комиссия имеет право осуществлять опросы сотрудников Компании и третьих лиц, которые могут иметь прямое или косвенное отношение к объекту служебного расследования, также использовать другие методы, которые не запрещены действующим законодательством Украины.
6. Сотрудники Компании обязаны содействовать проведению служебного расследования, предоставлять всю необходимую и правдивую информацию об известных им фактах противозаконных действий. В случае предоставления недостоверной информации, сотрудник компании несет ответственность согласно действующего законодательства Украины, внутренних правил, процедур и иных документов Компании.
7. Результаты проведения служебного расследования оформляются Cлужебной запиской после его окончания.
8. При проведении служебного расследования или разбирательства ответственные специалисты анализируют факторы, повлекшие за собой возникновение проблем, и принимают меры по недопущению их повторения в будущем.
9. Результаты проведенных служебных расследований рассматриваются Генеральным директором, по каждому проведенному служебному расследованию принимается отдельное решение.
10. Принятые руководством Компании решения, обязательны для выполнения всеми сотрудниками с даты подписания приказа по результатам служебного расследования.

По результатам работы с полученной информацией, проведенного расследования и принятия мер, уполномоченный сотрудник или иное лицо (по решению и по поручению Комиссии), при наличии такой возможности, может уведомить отправителя сообщения о проделанной работе (когда отправитель был известен и пожелал получить такие сведения).