Порядок обробки інформації, що надходить

Порядок обробки повідомлень, що поступають, і подальші дії здійснюються за наступною схемою:

1. Особа, уповноважена групою внутрішнього аудиту і Департаментом систем внутрішнього контролю на роботу з конфіденційними каналами передачі повідомлень (ел. пошта, листи), регулярно перевіряє надходження нових повідомлень.
2. Всі повідомлення, що поступили, розглядає Комісія з роботи з повідомленнями про можливі або відомі факти шахрайства, зловживань та інших протизаконних дій в ПрАТ «ВФ Україна» (далі — Комісія), визначена наказом Генерального директора, у складі представників групи внутрішнього аудиту, Департаменту систем внутрішнього контролю, відділу безпеки і Дирекції з людських ресурсів. Залежно від типу, ступеня тяжкості, матеріальності питання і залучених осіб, Комісія може привертати до розгляду повідомлень, що поступили, інших співробітників підрозділів компанії, включаючи Директорів з напрямків. Засідання Комісії проводяться щокварталу.
3. При первинному ознайомленні з матеріалами, що поступили, Комісія визначає характер повідомлення — чи відповідає воно цілям справжньої Політики; якщо немає — таке повідомлення не буде розглянуто в рамках даної Політики; якщо відповідає — відбувається його подальша обробка.
4. Для перевірки інформації повідомлення, що поступило, Комісія проводить службове розслідування. Проведення службового розслідування повинне здійснюватися з дозволу Генерального Директора. Для цього Комісія подає на узгодження Генеральному Директорові належним чином оформлений Запит на проведення службового розслідування.
5. Під час проведення службового розслідування Комісія має право здійснювати опити співробітників Компанії та третіх осіб, які можуть мати пряме або непряме відношення до об’єкту службового розслідування, також використовувати інші методи, які не заборонені чинним законодавством України.
6. Співробітники Компанії зобов’язані сприяти проведенню службового розслідування, надавати всю необхідну та правдиву інформацію про відомі для них факти протизаконних дій. У разі надання недостовірній інформації, співробітник компанії несе відповідальність згідно чинного законодавства України, внутрішніх правил, процедур й інших документів Компанії.
7. Результати проведення службового розслідування оформляються Службовою запискою після його закінчення.
8. Під час проведення службового розслідування або розгляду відповідальні фахівці аналізують чинники, що призвели за собою виникнення проблем, і приймають заходи з недопущенню їх повторення у майбутньому.
9. Результати проведених службових розслідувань розглядаються Генеральним директором, з кожного проведеного службового розслідування ухвалюється окреме рішення.
10. Прийняті керівництвом Компанії рішення, обов’язкові для виконання всіма співробітниками з дати підписання наказу за наслідками службового розслідування.

За наслідками роботи з отриманою інформацією, проведеного розслідування та вживання заходів, уповноважений співробітник або інша особа (за рішенням і за дорученням Комісії), за наявності такої можливості, може повідомити відправника повідомлення про виконану роботу (коли відправник був відомий і побажав отримати такі відомості).