Формат сообщений
Для наиболее эффективной обработки поступающих сообщений, информации и обеспечения результативности расследований рекомендуется следующий формат и структура сообщений, независимо от способа передачи:
- Тип вопроса — пожалуйста, по возможности, укажите предмет вопроса.
- Краткое название — пожалуйста, укажите краткое название вопроса вашего сообщения для облегчения обработки.
- Автор (при желании) — источник данной информации, возможно, указать сотрудника «......» подразделения компании или «сотрудник».
- Подразделение компании, о котором идет речь.
- Изложить суть вопроса в понятной форме и известные конкретные, существенные факты.
- Контакты для обратной связи с отправителем (при желании).
В приведенном ниже примере сообщения видно, как можно изложить информацию, желательно с учетом приведенных выше рекомендаций по видам параметров вашей информации, которые необходимы нам для обеспечения эффективности расследования.
Пример сообщения
(протоколирование полученного сообщения при обработке сообщений; приведенные разделы сообщений могут быть изложены в любом удобном порядке и последовательности)
…Здравствуйте, вам звонят/пишут из…
(1) если есть возможность, желательно указать хотя бы город или подразделение компании; можно представиться просто «сотрудник ......... из .......»; нам необходимо понимать, откуда получено сообщение — от сотрудников или от третьих лиц
...хочу обратить ваше внимание, что, по моим сведениям (такой-то, такие-то; или иначе о ком идет речь)... (совершает/занимается/участвовал/...) в ...
(2) суть сообщения должна четко показать конкретные факты, известные отправителю, а не голые подозрения и домыслы; также, мы ожидаем помощи и информации, прежде всего, об уже совершенных действиях, на основании которых может быть проведено служебное или иное расследование
...насколько мне известно, (такой-то или такие-то; или подразделения в целом) не соблюдают/нарушают (требования, положения о, закон о ...; указать, что именно) ...
(3) желательно сообщить, что по вашему мнению, было нарушено и послужило причиной обращения, чтобы было легче понять суть проблемы и направить расследование в нужную сторону; укажите прочие существенные факты и обстоятельства по возможности
... по моим оценкам (мне кажется) и, исходя из известных мне данных в этой области, сумма вопроса (указать сумму, если известно) находится в диапазоне (тысяч/миллионов/миллиардов гривен_долларов_др. валюта) ...
(4) нам очень важно понять «тяжесть» вопроса, по возможности, в денежном выражении, если вопрос имеет денежное измерение
... данные факты, на мой взгляд, наносят/могут нанести ущерб компании в области (репутации, имиджа в глазах клиентов, подвергнуть риску ______, потери ____, финансовых убытков, снижения дисциплины, и д.д. последствия) ...
(5) также, мы будем признательны, если вы укажете на что, по вашему мнению, влияют нарушения и злоупотребления, кроме денежной оценки проблемы
... хотел бы попросить вас связаться со мной (по телефону ____, отправить мне электронное сообщение на адрес _________; или как-нибудь иначе), если указанные мною факты подтвердятся; а также, если можно, проинформируйте меня о результатах проведенного расследования или дайте мне знать, помогло ли мое сообщение решить проблему, или что планируется сделать, чтобы решить ...
(6) изложение об обратной связи и предоставление координат остаются целиком на усмотрении отправителя; уполномоченный представитель компании, при наличии такой возможности и поручения руководства, постарается с вами связаться и сообщить интересующую отправителя сообщения информацию по данному вопросу.